"สำเนา" สัจจะที่อยู่กับเรา...ทั้งในโลกกระดาษและดิจิทัล

เวลาที่เราต้องไปทำธุรกรรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นกับหน่วยงานราชการ หรือแม้แต่เอกชน หลายครั้งเรามักต้องเตรียมเอกสารประกอบมากมาย และขั้นตอนที่หลีกเลี่ยงได้ยากคือการ “ถ่ายสำเนา” และ “เซ็นรับรอง” “สำเนาถูกต้อง” บนกระดาษเหล่านั้น ซึ่งบางครั้งก็มีสำเนาแล้วสำเนาอีกหลายชุด จนหลายคนอาจรู้สึกว่าเป็นภาระ

หลายปีที่ผ่านมา เราได้ยินคำพูดกันบ่อยขึ้นว่า ในอนาคตเราจะไม่ต้องใช้กระดาษ (paperless) ไม่ต้องถ่ายสำเนาอีกต่อไปแล้ว เพราะข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล การทำธุรกรรมจะง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

แต่หากมองให้ลึกซึ้งถึงกระบวนการทำงานจริง ๆ แล้ว แม้ในโลกดิจิทัล เราก็ยังคงมีกระบวนการที่เทียบเท่ากับการ “สำเนา” อยู่ดี

ลองนึกภาพตามง่าย ๆ ครับ เวลาที่คุณเข้าสู่ระบบออนไลน์ และดึงข้อมูลส่วนตัวของคุณ หรือข้อมูลธุรกรรมใด ๆ มาแสดงผลบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ทโฟนที่คุณใช้ สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอนั้น แท้จริงแล้วคือข้อมูลที่ถูก “คัดลอก” หรือ “สำเนา” มาจากแหล่งเก็บข้อมูลหลัก หรือ “ฐานข้อมูล” ที่ถูกเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ

ข้อมูลที่ปรากฏบนหน้าจอของคุณ เป็นเสมือน “สำเนาดิจิทัล” จากต้นฉบับในฐานข้อมูล ยิ่งถ้าข้อมูลชุดเดียวกันนั้นถูกเรียกไปแสดงบนหน้าจอของเจ้าหน้าที่หลาย ๆ คนพร้อมกัน นั่นก็หมายถึงว่ามีการ “สำเนา” ข้อมูลนั้นหลายครั้งในเวลาเดียวกันนั่นเอง

นี่คือ “สัจจะความจริง” ที่เราต้องยอมรับครับว่า ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบกระดาษ ที่ต้องถ่ายเอกสารและเซ็นรับรอง หรือรูปแบบดิจิทัล ที่เป็นการคัดลอกข้อมูลจากฐานมาแสดงผล “การสำเนา” ยังคงเป็นกระบวนการพื้นฐานและจำเป็นในการเข้าถึงและใช้ข้อมูล

อย่างไรก็ตาม แม้การสำเนาจะเป็นสิ่งที่ต้องทำทั้งสองรูปแบบ แต่ก็มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

การสำเนาในรูปแบบกายภาพ (กระดาษ) มีต้นทุนแฝงตามมามากมาย ทั้งเรื่องพื้นที่จัดเก็บที่ใช้มากกว่ามหาศาลเมื่อเทียบกับดิจิทัล การขนย้ายเอกสารซึ่งใช้เวลาและแรงงาน การผลิตกระดาษที่ต้องใช้ทรัพยากรธรรมชาติ (ตัดไม้ทำลายป่า รบกวนระบบนิเวศน์) และเวลาที่ต้องเสียไปกับการถ่ายเอกสารและจัดเรียง

แต่เชื่อไหมว่า การมีสำเนากระดาษกลับมีจุดแข็งที่ช่วย “ประหยัดเวลา” ให้กับผู้ที่ต้องใช้ข้อมูลนั้นจริง ๆ ! เพราะเอกสารทุกอย่างที่เกี่ยวข้องถูกรวบรวมไว้ตรงหน้าแล้ว (ในแฟ้มกระดาษทั้งปึก) ทำให้สามารถเปิดดู อ้างอิง ตรวจสอบ และดำเนินการทุกอย่างที่จำเป็นให้จบลงได้ในคราวเดียวบนกองเอกสารตรงนั้น จุดแข็งนี้เกิดจากข้อจำกัดของเอกสารกระดาษที่ไม่สามารถ “เชื่อมโยง” ข้อมูลถึงกันได้ง่าย ๆ จึงจำเป็นต้อง “สำเนา” ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องมารวมไว้ที่เดียว นี่คือเหตุผลสำคัญที่ทำให้สำเนากระดาษยังคงมีบทบาทอยู่

ในทางตรงกันข้าม โลกดิจิทัลมีศักยภาพในการขจัดข้อจำกัดด้านกายภาพเหล่านี้ได้ทั้งหมด ข้อมูลเก็บง่าย ส่งง่าย ประหยัดพื้นที่ ประหยัดทรัพยากร แต่กุญแจสำคัญที่จะทำให้ระบบดิจิทัล “ชนะ” กระดาษได้อย่างแท้จริง คือความสามารถในการเข้าถึงและเรียกดูข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการ ได้อย่าง “ทันใจ ทันควัน ทันที” โดยไม่ต้องรอ เหมือนกับการพลิกแฟ้มเอกสารที่รวมทุกอย่างไว้ตรงหน้าแล้ว ตราบใดที่ระบบดิจิทัลยังไม่สามารถตอบโจทย์ข้อนี้ได้อย่างสมบูรณ์ การมีสำเนากระดาษก็ยังมีพื้นที่ของมัน

อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในรูปแบบกระดาษ หรือข้อมูลดิจิทัล นั่นคือเรื่องของ “ความถูกต้องและน่าเชื่อถือ” ของข้อมูล หรือ Integrity ซึ่งเป็นหลักการสำคัญในด้านความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์

ในโลกกระดาษ เราจัดการเรื่อง Integrity ในเบื้องต้นด้วยการให้ผู้รับรอง “เซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง” เพื่อยืนยันว่าสำเนาที่เห็นนั้นตรงกับต้นฉบับ

ส่วนในโลกดิจิทัล ระบบที่ดีจำเป็นต้องถูกออกแบบมาให้ผู้ใช้งานสามารถ “เชื่อถือ” ในข้อมูลที่เห็นบนหน้าจอได้ และต้องสามารถ “ตรวจสอบย้อนกลับ” ได้ว่าข้อมูลนั้นมาจากแหล่งใด ถูกเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และที่สำคัญ ต้อง “ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงภายหลัง” ได้มิชอบหรืออย่างง่ายดายโดยที่ไม่มีการบันทึกร่องรอย (ตามหลักการของระบบที่ดีด้านความปลอดภัยไซเบอร์)

“การสำเนา” เป็นสัจจะความจริงที่เราต้องเผชิญ ไม่ว่าจะในรูปแบบใดก็ตาม ทั้งกระดาษและดิจิทัลต่างก็มีจุดอ่อนจุดแข็งของตัวเอง การทำความเข้าใจสัจจะความจริงของสำเนา จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมว่า การเปลี่ยนผ่านสู่ “รัฐบาลดิจิทัล” ไม่ใช่แค่การแปลงเอกสารเป็นไฟล์ แต่คือการสร้างระบบที่แข็งแกร่งและชาญฉลาด ที่สามารถตอบโจทย์ทั้ง ความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล (โดยดึงข้อดีของการที่ทุกอย่างอยู่ที่ปลายนิ้วแบบกระดาษมาอยู่ในรูปแบบดิจิทัล) และ ความถูกต้องน่าเชื่อถือของข้อมูล (ที่ต้องสร้างความมั่นคงแข็งแรงยิ่งกว่าการเซ็นสำเนาถูกต้อง)

การเปลี่ยนผ่านนี้ต้องอาศัยความร่วมมือและความเข้าใจจากทุกภาคส่วน ทั้งภาครัฐในฐานะผู้ออกแบบระบบ และประชาชนในฐานะผู้ใช้งาน เพื่อร่วมกันผลักดันให้ประเทศไทยก้าวสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างแท้จริง ยั่งยืน และปลอดภัย

มนต์ศักดิ์ โซ่เจริญธรรม
กลุ่มนโยบายสาธารณะเพื่อสังคมและธรรมาภิบาล