'แบงคอค สวิม ทีม' ต้นแบบ SME ใช้ข้อมูลขับเคลื่อนธุรกิจเป็นระบบ

ในยุคที่เศรษฐกิจโลกเต็มไปด้วยความผันผวน และพฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ข้อมูลและเทคโนโลยีดิจิทัล ได้กลายเป็นหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการ SMEs ซึ่งเป็นกลไกหลักในการผลักดันเศรษฐกิจไทยให้เติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืน

หนึ่งในตัวอย่างของผู้ประกอบการที่สามารถปรับตัวและพัฒนาอย่างก้าวกระโดด คือ บริษัท แบงคอก สวิม ทีม จำกัด ผู้ดำเนินธุรกิจด้านการศึกษาและกีฬา เจ้าของสโมสรว่ายน้ำและหลักสูตรสอนว่ายน้ำภาษาอังกฤษ ที่เปิดสอนทั้งในระดับทีมชาติและหลักสูตร Learn to Swim สำหรับเด็กและบุคคลทั่วไปปัจจุบันบริษัทมี 3 สาขา และยังคงมุ่งมั่นพัฒนาคุณภาพการฝึกสอนว่ายน้ำของไทยให้ได้มาตรฐานระดับสากล พร้อมต่อยอดบริการสู่แนวทางการออกกำลังกายเพื่อสุขภาพ (Wellness) ในอนาคต  

โดยบริษัทฯ ได้รับรางวัล Excellent Transformation Award จากการเข้าร่วมโครงการ “The UP 2025: Unlock Potential with Data” ปีที่ 2 ถือเป็นตัวอย่างของผู้ประกอบการที่สามารถนำองค์ความรู้จากโครงการมาประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและเห็นผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม

สำหรับโครงการ The UP 2025: Unlock Potential with Data จัดขึ้นโดย สถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ (องค์การมหาชน) หรือ BDI เพื่อสนับสนุนผู้ประกอบการไทย 33 ราย ที่เข้าร่วมในปีนี้ ให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ขับเคลื่อนธุรกิจได้จริง โดยมีการสนับสนุนด้านการบริหารจัดการข้อมูลอย่างครบวงจร ทั้งในด้านการออกแบบระบบ การพัฒนาเครื่องมือดิจิทัล และการเสริมทักษะบุคลากรภายในองค์กร เพื่อยกระดับความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจไทยให้พร้อมรับมือกับเศรษฐกิจดิจิทัลในอนาคต

ปานวาด จิตต์ไพโรจน์ กรรมการบริหารและผู้จัดการทั่วไป บริษัท แบงคอค สวิม ทีม จำกัด กล่าวว่า ปัจจุบันสโมสรมีนักเรียนประมาณ 400 คนใน 3 สาขา โค้ชไทย 4 คน และโค้ชต่างชาติ 4 คน บริษัทเริ่มต้นด้วย 2 สาขาในรูปแบบสโมสรว่ายน้ำพื้นฐาน ก่อนพัฒนาจนเป็นโรงเรียนสอนว่ายน้ำครบวงจร ครอบคลุมตั้งแต่เด็กเล็ก 6 เดือน สำหรับเรียนเพื่อความปลอดภัย (Survival Swimming) ไปจนถึงหลักสูตรนักกีฬา Pre-Swim Squad และมีสระสำหรับบ่มเพาะทีมชาติ มีระบบการสอนระบบหลายรูปแบบ ได้แก่ 1.Learn to Swim  ใช้เครดิตการเรียน เช่น ซื้อ 10 ครั้งแล้วตัดเครดิตตามการเข้าเรียน 2.แบบรายเทอม  ชำระเงินเป็นเทอม 3.ทีมชาติ  มีเงินเดือนหรือส่วนลดสำหรับโค้ช และผู้ปกครองสามารถเลือกโค้ช วัน เวลา และสถานที่ได้

ปานวาด กล่าวต่อว่า ที่ผ่านมาการจัดการข้อมูลของบริษัท อย่างข้อมูลของลูกค้ายังใช้แบบฟอร์มกระดาษ ผู้ปกครองกรอกและเซ็นชื่อเอง แต่เมื่อมีกฎหมาย PDPA บริษัทต้องเพิ่มรายละเอียดครอบคลุมข้อมูลผู้ปกครอง เด็ก และการอนุญาตใช้ภาพ ทำให้แบบฟอร์มรวมประมาณ 8 หน้าและซับซ้อนขึ้น อีกทั้งแบบฟอร์มเป็นภาษาอังกฤษ ผู้ปกครองไทยบางคนไม่เข้าใจ จึงทำให้การเก็บข้อมูลล่าช้า บางครั้งใช้เวลานาน 2–3 เดือน ทำให้การอัปเดตข้อมูลลูกค้าและสมาชิกเป็นเรื่องท้าทาย

ทั้งนี้ทีมงานเคยพยายามหาซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันสำหรับจัดการการจองเรียน แต่แอปทั่วไปไม่รองรับความซับซ้อนของธุรกิจ เพราะบริษัทมีการสอนหลายรูปแบบ ความซับซ้อนนี้ทำให้ทีมงานไม่สามารถหาแอปที่ตอบโจทย์ได้ หรือแม้แต่ลองทำแอปทดลองสำหรับโค้ชบันทึกชั่วโมงสอนก็ยังไม่ครบทุกฟังก์ชัน นอกจากนี้ การประกาศข่าวสารยังต้องส่งหลายช่องทางถึง 6 กลุ่มไลน์ ทำให้เสียเวลาและซ้ำซ้อน แต่หลังจากมีระบบใหม่ สามารถส่งข้อมูลครั้งเดียวถึงทุกสาขาและทุกคน ลดความซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาด

“บริษัทขยายเป็นสาขาที่ 3 ข้อมูลลูกค้าเพิ่มขึ้นอีก โดยสาขาแรกและสองมีลูกค้ากว่า 200 คน และช่วงเดือนพฤษภาคม–มิถุนายน ลูกค้าเพิ่มอีกกว่า 100 คน ทำให้ข้อมูลรวมเกิน 400 คน โดยการหน้านี้มีข้อมูลนักเรียนทั้งหมดที่ติดตามได้อยู่ประมาณ 800–1000 คน ธุรกิจยังมีบริการเสริม เช่น Ice Bath, Massage Therapy และทำ Outsource นำโค้ชไปสอนตามโรงเรียนนานาชาติ รวมถึงเป็นเฮดโค้ชในโรงเรียนต่าง ๆ และข้อมูลรายรับ–รายจ่ายหรือจำนวนลูกค้า ทุกอย่างต้องทำด้วยการจดเอกสาร ทำให้การจัดการข้อมูลลูกค้าซับซ้อนและล้นหลาม” ปานวาด กล่าว

เมื่อเข้าร่วมโครงการ The UP ปานวาด ได้เล่าปัญหาการจัดการข้อมูลทั้งหมดให้กับที่ปรึกษาของโครงการนี้ จากนั้นจึงเกิดการออกแบบ Business Workflow ทำให้เห็นภาพรวมการทำงานของแต่ละฝ่ายและระบบหลังบ้านชัดเจนขึ้น พร้อมพัฒนาเครื่องมือดิจิทัล เช่น AppSheet สำหรับระบบจองและจัดการคอร์ส ลดความซ้ำซ้อน, Looker Studio สร้าง Dashboard ให้ผู้บริหารและโค้ชมองเห็นตารางเรียน ตารางโค้ช และข้อมูลนักเรียนแบบเรียลไทม์, การใช้ KPI Driven Management เพื่อติดตามผลการสอนและการบริหาร, การปรับปรุง Google Form

 สำหรับการเก็บข้อมูลสมัครเรียนเป็นระบบและมีรายละเอียดเพิ่มขึ้น เช่น อายุและหลักสูตร รวมถึงการสร้าง Database Schema ใช้ Google Sheets เป็นฐานข้อมูล เชื่อมต่อกับ AppSheet และ Looker Studio ทำให้การเก็บและแสดงผลข้อมูลเป็นระบบ ทีมงานทดลองระบบจองใหม่ เชื่อมข้อมูลนักเรียนกับคอร์ส ลดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ยังยกระดับทักษะทีมงาน ฝึกใช้ Slack, Jira, Looker Studio และเครื่องมือดิจิทัลอื่น ๆ รวมถึงระบบการสอน เช่น กลุ่ม Learn to Swim ทำให้โค้ชและฝ่ายต้อนรับไม่ต้องจดกระดาษอีก

ปานวาด กล่าวต่อว่า การออกแบบ Business Workflow ที่ครอบคลุมทั้งมุมมองของบริษัทและลูกค้า ทำให้ตอบโจทย์ความต้องการได้ชัดเจน โดยประโยชน์หลักจากระบบใหม่คือ 1. เก็บข้อมูลลูกค้าได้เร็วขึ้น ลดเวลาการจัดเก็บและอัปเดตข้อมูล 2. ระบบจองคอร์สอัตโนมัติ ช่วยประหยัดแรงงาน แอดมินไม่ต้องพิมพ์หรือจดข้อมูลเอง สามารถโฟกัสไปที่การดูแลลูกค้า 3. ตัดเครดิตอัตโนมัติ สำหรับคอร์ส Learn to Swim ลูกค้าติดตามเครดิตคงเหลือและเติมเครดิตเองได้ 4. แดชบอร์ดประกาศข่าวสารและกิจกรรม ช่วยสื่อสารเรื่องการแข่งขันหรือแคมป์ต่าง ๆ กับสมาชิกได้ทันที 5. ลดการใช้กระดาษ ทั้งรีจิสเตอร์ฟอร์มและบันทึกต่าง ๆ เปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัล ทำให้โค้ชสามารถกดติ๊กในมือถือได้เลย แม้ขณะนี้แพลตฟอร์มจะทำงานแยกกันทั้งการจัดการข้อมูลลูกค้า บุกกิ้ง และระบบสำหรับโค้ช แต่ถือเป็นโครงสร้างที่แข็งแรง สามารถพัฒนาเป็นแพลตฟอร์มครบวงจรในอนาคตได้

ปานวาด กล่าวถึงแผนในอนาคตที่จะมีการนำ AI ช่วยประเมินผู้เรียนเพื่อจัดให้เข้ากลุ่มหรือสาขาที่เหมาะสมตามจำนวนครั้งที่ต้องการซ้อม แต่เป้าหมายระยะยาวคือพัฒนาระบบให้เป็น ซูเปอร์แอป ที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าและจัดสอนตรงกับระดับความสามารถ ระบบสามารถสกรีนเด็กเบื้องต้น จัดโค้ชและคลาสให้ตรงเลเวลทันที รวมถึงจับเวลา แข่ง หรือบันทึกกิจกรรมแบบเรียลไทม์ ทำให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพสูงขึ้น แต่ยังต้องมีคนช่วยในการดูแลด้วย

“การมีข้อมูลที่เป็นระบบและประสิทธิภาพ จะทำให้เกิดความเข้าใจและสามารถนำข้อมูลภายนอกมาพัฒนาต่อยอด เช่น การทำสปอร์ตเอนเตอร์เทนเมนท์ร่วมกับพาร์ทเนอร์อย่าง VR หรือแพลตฟอร์มอื่น ๆ เพื่อดูพฤติกรรมลูกค้าและจัดโปรโมชั่นให้ตรงกลุ่ม ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยแทร็กพฤติกรรมลูกค้า เช่น ยอดใช้จ่ายหรือการเข้าร่วมกิจกรรมภายนอก ทำให้วางแผนการตลาดหรือดีลกับพาร์ทเนอร์ได้อย่างแม่นยำ ข้อมูลจึงเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารธุรกิจ SMEs เพราะช่วยวางแผนได้แม่นยำ ลดความเสี่ยง และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า” ปานวาด ทิ้งท้าย

ด้าน ศ. ดร. ธีรณี อจลากุล ผู้อำนวยการสถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ (องค์การมหาชน) กล่าวว่า โครงการ The UP คือการให้คำปรึกษาเชิงลึกแบบครบวงจรที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับผู้ประกอบการ SME ไทย เราเชื่อว่าทุกธุรกิจมีบริบทและความท้าทายที่แตกต่างกัน จึงไม่สามารถใช้แนวทางแบบเดียวกันทั้งหมดได้ ตลอด 4 เดือน ทีมผู้เชี่ยวชาญของเราได้เข้าไปทำงานใกล้ชิดกับผู้ประกอบการทั้ง 33 ราย วิเคราะห์ปัญหาเฉพาะของแต่ละธุรกิจ ออกแบบกลยุทธ์ข้อมูลที่เหมาะสม และเดินทางไปพร้อมกันจนเห็นผลลัพธ์จริง

ดร.สุนทรีย์ ส่งเสริม รองผู้อำนวยการสถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ กล่าวเสริมว่า โครงการ The UP ช่วยเสริมศักยภาพ SMEs ให้ใช้ข้อมูลสร้างคุณค่าให้ธุรกิจจริง ตลอด 2 ปีที่ผ่านมา มีผู้ประกอบการกว่า 50 บริษัทเข้าร่วม ปรับรูปแบบการเรียนรู้ให้เหมาะกับแต่ละธุรกิจ ผู้เข้าร่วมทุกบริษัทได้รับ Roadmap วางแผนพัฒนาองค์กร หลายบริษัทลดต้นทุนและสต็อกสินค้า เพิ่มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด บางรายสร้างรายได้ใหม่ ขยายฐานลูกค้า และพัฒนาระบบข้อมูลเชิงโครงสร้าง เช่น Dashboard, ERP และ CRM เชื่อมข้อมูลทุกฝ่าย โครงการนี้จึงไม่ใช่แค่โปรแกรมให้คำปรึกษา แต่เป็นกระบวนการพัฒนาผู้ประกอบการให้ใช้ข้อมูลขับเคลื่อนธุรกิจอย่างยั่งยืน